4.1. Организация учета членов РСВА и СВО осуществляется Центральным Правлением РСВА и СВО на основании настоящего Положения.
4.2. Учет членов РСВА и СВО ведется:
4.2.1. Персональный учет:
- Исполкомами региональных Организаций и местных Отделений РСВА и СВО с помощью личных дел.
4.2.2. Централизованный учет:
- Центральным Исполкомом РСВА с помощью Единого реестра РСВА и СВО.
4.3. Личное дело члена РСВА и СВО должно содержать следующие документы:
- Заявление, анкета (Приложение№1,2);
- документы и отчеты члена РСВА и СВО содержащие информацию о деятельности в Организации;
- приказы и решения, касающиеся члена РСВА и СВО;
- прочие документы.
4.4. Единый реестр РСВА и СВО ведется Центральным Исполкомом РСВА и СВО на основе данных, предоставляемых ежегодно (к 1 декабря текущего года) региональными Организациями РСВА и СВО. Данные должны включать в себя копии анкет членов региональных организаций, вступивших в состав РСВА и СВО за отчетный период.
4.5. На вступающего заводится новая учетная запись, которой присваивается уникальный регистрационный номер, одновременно являющийся номером удостоверения члена РСВА и СВО.
4.6. Член РСВА и СВО может состоять только в одной региональной Организаций или местном Отделении РСВА и СВО - по месту постоянного или преимущественного проживания.
4.7. Единый реестр РСВА и СВО, является неотъемлемой составной частью единого электронного банка данных РСВА и СВО.
4.8. Единый Реестр РСВА и СВО защищен от несанкционированного доступа, потери данных, регулярно дублируется на электронных носителях информации. Периодически, с частотой не реже, чем один раз в квартал, полное текущее состояние Единого реестра РСВА и СВО архивизируется.
4.9. С момента присвоения члену РСВА и СВО регистрационного номера в Едином реестре РСВА и СВО (совпадающего с номером удостоверения) указание этого номера предусматривается и является обязательным во всех формах документов, содержащих сведения о членах РСВА и СВО. Документы, не содержащие регистрационного номера члена РСВА или содержащие неверный регистрационный номер члена РСВА и СВО, к рассмотрению не принимаются и возвращаются отправителю (лицу или структурному подразделению РСВА и СВО, передавшему документ в Центральное Правление РСВА и СВО).
4.10. Идентификатором членства в РСВА и СВО в Едином реестре РСВА и СВО и в личном деле является «активный статус» регистрационного номера члена РСВА и СВО в Едином реестре РСВА и СВО. Идентификатором гражданина, прекратившего членство в РСВА и СВО, в Едином реестре РСВА и СВО является регистрационный номер члена РСВА и СВО, находящийся в статусе «выбыл» и отметка о прекращении членства в РСВА и СВО в Едином реестре РСВА и СВО и личном деле.
4.11. Информация об изменении фамилии, имени, отчества, места жительства, места работы, паспортных данных члена РСВА и другая информация, касающаяся сведений о членах РСВА и СВО и передвижении их учетных документов, поступающая в Центральное Правление РСВА и СВО, вносится в личные дела и Единый реестр РСВА и СВО следующим образом: устаревшие данные о членах РСВА и СВО сохраняются и приобретают статус архивных, новые данные вносятся с сохранением даты внесения информации.
4.12. При ликвидации местного Отделения РСВА и СВО личные дела передаются в региональную Организацию; при ликвидации региональной Организации РСВА и СВО личные дела передаются в Центральное Правление РСВА и СВО, а при ликвидации РСВА и СВО – документы сдаются в государственный архив в установленном законом порядке.